Hvornår SKAT kræver yderligere dokumentation

At føre et korrekt regnskab handler ikke kun om at få tallene til at stemme – det handler også om at kunne dokumentere, hvordan tallene er opstået. Når Skattestyrelsen (tidligere SKAT) beder om yderligere dokumentation, er det ofte fordi noget i regnskabet vækker spørgsmål: manglende bilag, store udsving eller utydelige poster.

For mange virksomheder i Fredericia og Trekantområdet, hvor både små selvstændige og større eksportvirksomheder driver forretning, er det helt afgørende at have styr på dokumentationen. En bogholder i Fredericia kan være forskellen mellem en hurtig, ukompliceret afklaring og en langvarig kontrolsag.

I denne artikel gennemgår vi, hvornår SKAT typisk kræver ekstra dokumentation, hvad de leder efter, og hvordan en bogholder kan hjælpe dig med at sikre, at alt er på plads, før kontrollen overhovedet banker på døren.

Hvorfor SKAT beder om yderligere dokumentation

SKAT kontrollerer hvert år tusindvis af regnskaber for at sikre, at danske virksomheder bogfører korrekt og betaler den rette skat og moms. De fleste kontroller sker ikke, fordi SKAT mistænker snyd, men fordi noget i regnskabet afviger fra det normale.

Der kan være mange årsager:

• Uforklarlige udsving i omsætning eller udgifter

• Manglende bilag eller usammenhæng mellem faktura og betaling

• Store kontante bevægelser

• Uoverensstemmelser mellem moms- og årsregnskab

• Manglende dokumentation ved eksport eller fradrag

I sådanne tilfælde beder SKAT om yderligere dokumentation, som skal vise, at tallene i regnskabet stemmer med virkeligheden.
Det kan være alt fra kontoudtog, kvitteringer og kontrakter til fragtbreve og betalingsdokumentation.

En bogholder hjælper her ved at samle og strukturere materialet, så alt bliver leveret på den måde, SKAT forventer – og uden unødvendig stress for virksomheden.

Hvilke dokumenter SKAT typisk beder om

Når SKAT kontakter en virksomhed, er det sjældent en fuld kontrol fra start. De begynder typisk med et brev med anmodning om dokumentation inden for et bestemt område – fx moms, løn, fradrag eller eksport.

De mest almindelige dokumenttyper, SKAT beder om, er:

• Fakturaer for både køb og salg

• Bankkontoudtog for perioden, der kontrolleres

• Kassekladder og kvitteringer for kontante betalinger

• Lønbilag (for virksomheder med ansatte)

• Lejekontrakter og forsikringsaftaler

• Fragtbreve, tolddokumenter og ordrebekræftelser ved eksport

• Dokumentation for fradrag – fx repræsentation, drift eller kørselsregnskaber

Her spiller bogholderen en central rolle. En erfaren bogholder i Fredericia sørger for, at regnskabet hele tiden er digitalt organiseret, så disse dokumenter kan findes frem hurtigt og systematisk.

Hvornår SKAT stiller ekstra krav

Der er især fire situationer, hvor SKAT typisk kræver yderligere dokumentation:

1. Ved større udsving i indkomst eller udgifter

Hvis din virksomheds omsætning pludselig stiger eller falder markant i forhold til tidligere år – uden tydelig forklaring – kan det udløse et kontrolbrev. SKAT vil gerne se, hvordan tallene hænger sammen, og om alle indtægter og fradrag er korrekt registreret.

2. Ved fradrag og momsrefusioner

Hvis du søger momsrefusion eller gør brug af mange fradrag, beder SKAT ofte om at se bilag, der dokumenterer udgifterne. Her hjælper bogholderen med at tjekke, at udgifterne er fradragsberettigede, og at dokumentationen lever op til kravene.

3. Ved eksport og udenlandsk handel

Eksportvirksomheder i Fredericia bliver hyppigt bedt om at dokumentere, at varer rent faktisk har forladt EU, så salget kan være momsfrit. Bogholderen sørger for at gemme told- og fragtpapirer sammen med fakturaer, så dokumentationen er klar.

4. Ved fejl i tidligere indberetninger

Hvis du tidligere har fået rettet fejl i moms eller skat, kan SKAT følge op med yderligere dokumentation for at sikre, at forholdene nu er i orden.

I alle tilfælde gælder det, at jo bedre dokumentationen er organiseret, desto hurtigere og nemmere bliver processen.

Hvad sker der, hvis dokumentationen mangler?

Hvis en virksomhed ikke kan levere den krævede dokumentation, kan SKAT foretage skønsmæssige ansættelser – det vil sige, at de selv vurderer, hvad omsætning og skat burde have været. Det kan betyde en betydelig efterbetaling, fordi SKAT altid vurderer til den forsigtige side.

Derudover kan der udstedes bøder for manglende eller ufuldstændig bogføring – og i grovere tilfælde kan sagen politianmeldes, hvis der er mistanke om bevidst fejl eller forsømmelse.

En bogholder kan hjælpe dig med at undgå det scenarie. Ved at have et løbende samarbejde med en bogholder sikrer du, at alle bilag opbevares digitalt, og at alt dokumentation bliver matchet korrekt til de bogførte transaktioner.

📘 Eksempel:
En tømrer i Fredericia blev bedt om at dokumentere sine repræsentationsudgifter, som var steget markant. Bogholderen samlede bilag, lavede et udgiftsskema og forklarede SKAT konteksten. Sagen blev afsluttet uden konsekvenser – og virksomheden slap for bøde.

Bogholderens rolle i dokumentationsprocessen

Når SKAT kræver ekstra dokumentation, bliver bogholderen ofte virksomhedens første forsvarslinje. Bogholderen har adgang til alle systemer, kender tallene og kan oversætte økonomiske data til et sprog, som SKAT forstår.

En bogholder i Fredericia hjælper typisk med:

• at samle og sortere bilag for den pågældende periode

• at matche dokumentation til specifikke posteringer

• at skrive forklarende noter til SKAT, hvis der er særlige forhold

• at sikre, at alt sendes ind rettidigt og i korrekt format

Derudover fungerer bogholderen som bindeled mellem virksomheden, revisoren og SKAT, hvis sagen udvikler sig.
En erfaren bogholder ved, hvad SKAT fokuserer på – og kan derfor sikre, at materialet præsenteres på en måde, der besvarer deres spørgsmål effektivt og professionelt.

Digital dokumentation – vejen til mindre kontrol

Mange virksomheder i Fredericia er i dag gået over til digital bogføring – og det gør en enorm forskel, når SKAT kræver dokumentation.

Ved at bruge digitale systemer som e-conomic, Billy, Dinero eller Tripletex bliver bilag automatisk gemt sammen med de tilhørende posteringer. Det betyder, at man altid kan trække rapporter og bilag ud på få sekunder, når SKAT spørger.

Fordele ved digital dokumentation:

• Hurtig adgang til alle bilag og fakturaer

• Sikker opbevaring i skyen i minimum 5 år

• Automatisk match mellem bilag og betaling

• Mindre risiko for fejl og dobbeltregistrering

• Let adgang for både virksomhed, bogholder og SKAT

Bogholderen sørger for, at systemerne bliver sat korrekt op, og at hver transaktion har den nødvendige dokumentation knyttet til sig. Det reducerer ikke bare risikoen for bøder, men sparer også mange timers arbejde, når SKAT anmoder om oplysninger.

Eksempler fra lokale virksomheder i Fredericia

Fredericia er hjemsted for mange virksomheder med kompleks økonomi – fra små håndværksfirmaer til eksport- og transportvirksomheder. Det betyder, at der jævnligt kommer henvendelser fra SKAT om yderligere dokumentation.

Et transportfirma i Trekantområdet blev eksempelvis bedt om at dokumentere sine brændstofudgifter. SKAT mente, at forbruget virkede højt i forhold til omsætningen. Bogholderen samlede GPS-data, leveringsrapporter og fakturaer fra brændstofleverandører, som viste, at udgifterne var fuldt berettigede. Resultat: Sagen blev lukket uden bemærkninger.

Et andet eksempel er en webshop, der solgte til EU-lande. SKAT ville se dokumentation for, at varerne rent faktisk var sendt ud af Danmark. Bogholderen fremviste fragtbreve, speditørbeviser og tracking-data, som var arkiveret digitalt. Også her blev alt godkendt.

Disse eksempler viser, at korrekt dokumentation ikke kun beskytter dig mod sanktioner – den skaber også tillid. Når SKAT kan se, at virksomheden har styr på tingene, falder risikoen for fremtidige kontroller markant.

Hvad sker der efter SKAT har modtaget dokumentationen?

Når du har sendt den ønskede dokumentation til SKAT, foretager de en gennemgang og vender tilbage med ét af tre udfald:

1. Sagen afsluttes uden bemærkninger.
   Alt er i orden, og du hører ikke mere.

2. Der kræves yderligere oplysninger.
   SKAT vil have uddybet enkelte poster eller se ekstra bilag.

3. Der foretages en korrektion eller bøde.
   Hvis dokumentationen viser fejl, eller hvis materialet er mangelfuldt.

I alle tre scenarier er det en klar fordel at have en bogholder med ved hånden, som kan kommunikere professionelt med SKAT. Bogholderen kan fx forklare forskelle mellem regnskabsperioder, korrigere fejl eller indsende supplerende data hurtigt.

Hvordan du undgår at SKAT kræver yderligere dokumentation

Den bedste måde at håndtere kontrol på – er at undgå den.
Her er bogholderens bedste råd til, hvordan du forebygger anmodninger fra SKAT:

• Bogfør løbende – ikke i store bunker én gang om måneden.

• Gem alle bilag digitalt, og match dem til betalinger.

• Afstem bank og moms regelmæssigt.

• Kontrollér dine momsnumre ved handel med EU.

• Forklar større udsving i regnskabet allerede i årsrapporten.

• Lad en bogholder gennemgå dit regnskab mindst en gang om året.

Når du har styr på processerne fra starten, bliver din virksomhed mindre interessant for SKAT at kontrollere – og skulle de alligevel spørge, kan du levere alt dokumentation inden for få timer.

Tryghed gennem dokumentation og samarbejde

Når SKAT kræver yderligere dokumentation, er det ikke nødvendigvis en katastrofe – men det kan blive en stor tidsrøver, hvis du ikke er forberedt. Med en bogholder i Fredericia får du den tryghed, der ligger i at vide, at alt er bogført korrekt, dokumenteret grundigt og gemt sikkert.

En bogholder kan både hjælpe dig forebyggende – ved at sætte struktur og system i regnskabet – og reaktivt, hvis SKAT allerede har henvendt sig.

Hos Finara kan du gratis få op til tre tilbud fra bogholdere i Fredericia, som har erfaring med SKAT, moms og dokumentationskrav. Det giver dig ro i maven – og tid til at fokusere på det, du er bedst til: at drive din virksomhed.